Me atrevería a decir que la práctica ágil más fundamental es: "Promover la sencillez en todos los aspectos. Ofrecer la solución más simple y mínima que pueda ser satisfactoria para el cliente" (es la Práctica 01 de nuestro catálogo de prácticas ágiles Agilev-Roadmap). Esta práctica es enfatizada a través de múltiples conceptos en la bibliografía, tales como: "Diseño Simple" en Extreme Programming, MVP (Minimun Viable Product) de Lean Startup, MMF (Minimun Markeable Features), el principio KISS (Keep it simple stupid), YAGNI (You aren't gonna need it), unos de los 7 Mudas de Lean Manufactoring, el asociado a sobreproceso, y finalmente, los 5 Why's.
Cuando examinamos el uso o aprovechamiento de los productos (también es aplicable a servicios) adquiridos en empresas nos encontramos que en muchos casos no se utilizan o aprovechan gran parte de las características ofrecidas. Esta situación podría estar razonablemente justificada cuando se debe a que dichas características menos usadas o prescindibles no han aumentado el precio/costo, o forman parte de un paquete genérico que ya tenía incluidas esas características. Sin embargo, cuando se trata de la adquisición de un producto a medida (en el cual se seleccionan explícitamente las característica que se incluirán), y cuando esas características no esenciales tienen una repercusión importante en el precio o plazos, deberíamos ser más críticos respecto del por qué incluir dichas características.
Existen tres niveles/oportunidades donde se puede garantizar que un producto se ajusta a necesidades reales:
- Al establecer la necesidad de un producto, cuando se incluye en el portafolio y se le otorga una prioridad haciéndolo competir con el resto del proyectos.
- Al determinar las características que se incluirán en el producto. Esta oportunidad se da en el marco de la definición del producto. Una selección de características más allá de las estrictamente necesarias conllevará más costos y/o tiempo para conseguir el producto.
- Al determinar el nivel de sofisticación de cada característica. El contar o no con una característica no es un todo o nada, la misma característica puede estar disponible pero en un diferente nivel de sofisticación.
Por ejemplo, si en un sistema para gestión de espacios una necesidad que debe satisfacer es apoyar la tarea "Reservas de espacios para actividades", para esto se podrían ofrecer lo siguiente:
- Se deben introducir los datos de la asignación (fecha-hora, espacio, actividad, etc.). Si el espacio no está disponible para la fecha-hora solicitada se muestra un mensaje y se solicita volver a intentarlo con otros datos.
- Se muestra la planificación semanal de reservas actuales para una fecha-hora y espacio específico. Se permite reservar un espacio en una fecha-hora que está libre.
- Se deben introducir rangos de fechas-horas (y otros datos relevantes), según esto se ofrece una lista de fecha-horas y espacios disponibles, en la cual se puede seleccionar una de ellas.
Como se observa, una misma necesidad siempre tiene alternativas en cuanto a la sofisticación de la solución. Decidir un nivel de sofisticación no tiene por qué conllevar una renuncia a un nivel superior, sino que puede ser un paso en el desarrollo incremental de la característica, es decir, que posteriormente se podría elevar su nivel de sofisticación.
Sin embargo, en el ámbito doméstico esta práctica ágil asociada a establecer una solución mínima (al menos como primera instancia) suele estar muy arraigada. Examinemos la siguiente situación ficticia:
Nos hemos comprado una casa en el campo con un gran terreno, tal como se muestra en la siguiente figura.
Nuestra familia está encantada con las expectativas que ofrece el terreno. La esposa y los niños quieren una piscina, el marido piensa en un garaje-taller y en un quincho (sitio para hacer barbacoas), también se ha mencionado hacer una pista de padel y una multicancha. Todo esto se refleja en la siguiente figura.
Estas definiciones de proyecto tienen un alto nivel en cuanto a características y conllevan además un precio alto, consideraciones de plazos de entrega y de costos de mantenimiento. Además, supongamos que el quincho, prefabricado en Alemania, y que deben adaptarse las conexiones de electricidad y tuberías a la normativa de nuestro país. Es decir, hay que realizar tareas e inversión adicional en cuestiones de adaptación. Podríamos tener el dinero e incluso estar dispuestos a asumir los plazos y otras consideraciones, sin embargo, lo normal es que el mismo fin de semana de la compra se quiera disfrutar de la nueva propiedad, por ejemplo, invitando a nuestros amigos a una barbacoa :-), y también nos gustaría ver a los niños disfrutando del buen clima refrescándose en el agua. En esta reflexión a corto plazo, como veremos, nos surgirá de forma natural la "agilidad doméstica". Básicamente activamos una dimensión adicional y siempre disponible para la evaluación de cada proyecto doméstico: la sofisticación del proyecto o de cada una de sus características, tal como se ilustra en la siguiente figura:
Probablemente en el caso del quincho rápidamente nos decidamos a comprar una barbacoa, y por parte de la piscina pensaremos en alternativas más sencillas y razonablemente económicas. Y luego, con el paso del tiempo, y según cómo vayamos observando el aprovechamiento real que hagamos de ello pensaremos en opciones más sofisticadas, las cuales podrían complementar a la opción actual o directamente podría asumirse un reemplazo de lo actual, resignándose incluso a desechar la opción previa.
Opciones con diferente nivel de sofisticación para el quincho:
Opciones con diferente nivel de sofisticación para la piscina:
Una vez que somos capaces de aceptar una opción más modesta en cuanto a características tendremos además la posibilidad de abordar a la vez otros proyectos que hubiésemos descartado (el garaje-taller, la pista de padel, o la multicancha) y para los cuales aplicaríamos la misma discriminación en cuanto a grado de sofisticación.
¿Por qué en la empresa no se aborda la selección de proyectos y el nivel de sofisticación de las características de cada uno de la misma forma como lo haríamos en nuestra economía doméstica? La respuesta sencilla es: porque en la empresas el dinero no es nuestro :-). Cuando pensamos en un nuevo coche, seguro que un Ferrari u otra marca deportiva se nos viene a la mente, sin embargo, a menos que nos sobre el dinero, no nos gastaríamos tanto en un coche. Pero podría haber otras justificaciones en las empresas para ir a soluciones más ambiciosas y probablemente menos aprovechadas, por ejemplo:
- Normalmente en cada nivel jerárquico de una empresa se compite por conseguir la máxima asignación de recursos para sus proyectos. Y luego cuando se consigue financiación siempre se gasta todo. Esto suele conllevar grandes ineficiencias pues los recursos al gastarse totalmente pueden llegar a conseguir resultados cuestionables respecto de su rentabilidad.
- A veces las empresas se ven sometidas a soluciones más ambiciosas en cuanto a características debido a que la competencia cuenta ya con una solución de alto nivel. Esto podría tener una equivalencia en el ámbito doméstico, por ejemplo, cuando por envidia con tu cuñado, el cual se ha instalado una super piscina, decides adquirir una piscina que supere la suya :-).
Patricio Letelier
linkedin.com/in/letelier
agilismoatwork.blogspot.com
www.tuneupprocess.com
